従業員との関係性が複雑化する中、
労使トラブルの防止やリスク回避をうたう就業規則が、
意図せず労使間のミゾを深めてしまうことも。
新しい形の就業規則で、労使の信頼関係を築きませんか？
「その就業規則のつくり方で本当に大丈夫ですか？」
就業規則の作成や見直しというと、どうしても労使トラブルの防止・回避がメインの目的になってしまうケースがほとんどです。
これは、このことを経営者の方が意識する・しないにかかわらず、世の中の就業規則関係の書籍やひな形、専門家の就業規則作成サービスがそうなっているので仕方がありません。
しかし、労使トラブルの防止をメインにした就業規則のつくり方では、本当に労使トラブルを防止することはできませんし、場合によってはむしろ労務リスクの可能性を高めてしまうこともあります。
そしてなにより、経営者と従業員をつなぐどころか、その間に壁やミゾを作ってしまうことにもなりかねません。
確かに組織のマネジメントにおいて就業規則は重要ですが、労使トラブルの防止を前提にしていては、従業員のモチベーション向上や経営者との信頼関係の構築にはつながりません。
経営者の想いや意図など、本当に伝えたいことを従業員に伝えられていない就業規則は、一方的に押しつけられたルールととらえられ、従業員の不満や疑問を生む可能性があります。（もしくは、その存在を忘れられるか、、、）
そしてそれが、「これくらい守らなくてもいいよね。」「バレなければいいよね。」と、まさに学生が校則を破るかのような状態を生み出します。
挙句の果てには、就業規則に違反しても、「法律上は問題ないですよね。」「そんなことは知らない、聞いていない。」と言ってくる社員も、、、
こうなってしまうと後はイタチごっこ状態です。次から次に就業規則に条文を追加してもどんどん別の問題が発生してしまうんです。
そこで、おすすめしたいのが、共感と納得感を大切にした就業規則の作成手法である「手紙型就業規則」です。
手紙型就業規則は、経営者と従業員、そして従業員同士を言葉でつなぐことを重視しています。
まず第一に手紙型就業規則は、法律論ではなく、従業員一人ひとりが一人の人間としてどう判断すべきかを大切にし、経営者と従業員の関係性を権利・義務の関係性にならないように配慮しています。
そして、経営者が本当に伝えたいことを従業員に伝えることで、共感を呼び起こします。また、一部のルールを経営者と従業員が一緒につくることをおすすめしています。
これにより、従業員の声が会社のルールに反映され、組織全体としての納得感が生まれます。また、このプロセスを通じて、経営者と従業員の間や従業員同士のコミュニケーションが活発化し、双方向の理解が深まることで、労使トラブルの予防につながります。
さらに、共通の価値観や判断基準を共有することで、組織風土が醸成され、従業員のモチベーション向上やチームワークの強化にも寄与します。
目先の問題への対応だけでなく、長期的な組織の成長と発展を目指す企業に、「手紙型就業規則」は最適なツールです。
「手紙型就業規則を導入した未来、オフィスはまるで変わり果てます。経営者の想いが従業員に直接伝わり、一人ひとりがそのビジョンを胸に刻み、日々の業務に情熱を持って取り組むようになります。従業員同士のコミュニケーションも以前とは比べ物にならないほどスムーズに。疑問や不満を抱え込むことなく、オープンに意見や感想を共有する文化が根付きます。
そして、その結果、会社全体の業績も向上。従業員が自らの意志で業務に取り組む姿を見て、経営者としての達成感や喜びを感じる日々が訪れます。手紙型就業規則は、ただの文書ではなく、組織の心を形成するツールとなります。」
事例：勝手に残業をするスタッフ
とある企業さん（従業員数11人）で、たびたび終業時刻を過ぎても、急ぎではない作業を続けるスタッフがいました。
おそらく、残業代を増やしたいという動機があったと考えられます。
多くの企業では、このような問題に対応するために「残業は許可制にして、許可を得なければ残業を認めない」というルールを設けることが一般的です。
この企業さんも当初、そのように就業規則に条文を追加されました。
しかし、この方法では、真面目に仕事をしてくれる人ほど残業の申請をしない一方で、今まででムダな残業をしていた社員は、たとえ1分でも残業の申請をしてきたので、社長がその対応が面倒になり、結局、制度自体があいまいになってしまいました。
さらに、その社員は、定時時間中の仕事量をわざと加減して調整したり、急ぎではない雑務をこなすなど、少しでも残業時間が増えるようにしていたそうです。
これを見ていたまわりの社員は、「あの人は何をやっているんだ。」と不満を募らせたり、中には、「自分もあの人みたいにすればいいのか。」と同じようなことをする人も出てきて、職場の雰囲気が以前よりも悪くなってしまいました。
このように、就業規則の規定を追加しただけでは、経営者が思うような理想的な展開にはならないことがほとんどです。
そこで、手紙型就業規則のアプローチで、残業の意味や意義を伝えながら、残業についてのルールを見直すとともに、「一人の残業時間が増えるということが、みんなの給料や賞与にどのような影響を与えるのか？」ということを、会社のお金の流れを説明しながら伝えました。
「会社が支払える人件費には限りがある。人件費の総額をホールケーキだとすると、みんなが納得して気持ちよくケーキを分け合えるそんな会社にしたい。ケーキを奪い合う会社にしたくない。」という社長の想いとともに。
残業のルールについて、社員さんたちから意見を出してもらい。今は、みんなが納得できる規定ができあがり、それにもとづいた運用がきちんと行われています。
手紙型就業規則に対するお声
手紙型就業規則を導入する前は、私と従業員と従業員同士のコミュニケーションに悩んでいました。みんな決して仲が悪いわけではなかったのですが、ミーティングで話題になるのはコミュニケーションについてがほとんどでした。
そのため、定期的に小さなトラブルが絶えず、一つ解決しても次のトラブルが起こり、モグラたたきのような状態でした。
しかし、手紙型就業規則を導入したことで、まるで夜と昼のような変化が起こりました。今では、従業員との会話が自然と増え、笑顔が絶えない店になりました。
従業員同士の信頼関係も深まり、それがお客様や取引先さんにも伝わっているようで、「いつも元気ですね。」「活気がありますね」。と声をかけていただけるようになりました。この就業規則は、私たちの店を救ってくれたと言っても過言ではありません。
一般的な就業規則との違いは？
一般的な就業規則と手紙型就業規則を比較してみます。
| 項目 | 一般的な就業規則 | 手紙型就業規則 |
|---|---|---|
| 作成者 | 経営者（＋専門家） | 経営者（＋専門家）と従業員 |
| コミュニケーション | 一方的な指示・命令 | 双方向のやり取りを重視 |
| 組織風土 | 画一的なルールで、不満が溜まりやすい | 組織風土の醸成、納得感の向上 |
| 特徴 | 労使トラブル防止が目的 | 労使トラブルの防止だけでなく、 労使間の関係性の向上が目的 |
| 向いている企業 | 従業員数が多い企業 | 従業員数50人以下の企業 |
手紙型就業規則は、経営者と従業員の関係性の向上や組織風土の醸成を中心に設計されています。
一方、一般的な就業規則は、トラブルを回避することを主目的としており、従業員の納得感や組織風土の醸成には繋がりにくいと言えます。
手紙型就業規則の３つの特長
１．従業員とのコミュニケーション強化
手紙型就業規則は、経営者と従業員が共同でルールを作成するプロセスを通じて、双方のコミュニケーションを活発化させます。これにより、組織内の誤解や不満が減少し、より円滑なコミュニケーションが実現されます。
２．組織風土の醸成とモチベーションの向上
経営者の想いや経営理念を従業員に伝える絶好の機会となります。
従業員が経営者の考えを理解し、それを共有することで、組織内の結束力が高まります。
また、従業員同士の信頼関係が深まることで、組織全体の雰囲気やチームワーク、モチベーションが向上し、より生産的な環境が築かれます。
３．労使トラブルの予防
従業員が就業規則の作成に関与することで、ルールに対する納得感や理解が深まりますし、条文ありきではなく、関係性づくりを重視しているので、従業員の遵守意識が高まり、労使トラブルの発生リスクが軽減されます。
手紙型就業規則へのお問い合わせ
私の最大の願いは、経営者と従業員が互いの理解を深め、一緒に成長する組織を築くお手伝いをすることです。
あなたの組織の明るい未来のために、一緒に新しいステップを踏み出しませんか？
何か質問や不明点があれば、いつでもお気軽にお問い合わせください。
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