有給休暇の付与日数の計算やパートへの付与、付与日の統一は?【有給休暇の基礎】

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有給休暇の基礎 労働法

この記事は、

有給休暇の付与日数の計算、パートへの付与日数、有給休暇の付与日の統一、有給休暇の計画的付与による一斉取得など、有給休暇に関する基礎的なことをお伝えし、さらには、社内でルール化しておいた方がよい事項についてご紹介していく記事となっています。

具体的には、「従業員から有給休暇の申請を何日前にしてもらうか」、「有給休暇の取得日を変更してもらうための規定」などについてご紹介しています。

有給休暇に関する具体的な規定例はこちらの記事を参考にしください。
「有給休暇の一斉付与や義務化に関する規定例を具体的にご紹介!」

下の目次を開いていただき、必要な箇所だけお読みいただくことも可能です。

※なお、記事をお読みいただく方への伝わりやすさを重視していますので、正確な法律用語をあえて用いていないことがあります。

有給休暇とは?

有給休暇の目的

働く人たちが、健康で文化的な生活を実現するため、もっとわかりやすく言うと、心と体のリフレッシュを図ることを目的とした給与の保障がある休暇です。

有給休暇制度の概要

有給休暇の付与日数(原則)

入社から6か月継続勤務し、所定の出勤日の8割以上出勤した従業員に対して10日間の有給休暇が付与されます。その後は、下図のとおり、1年ごとに日数が加算されていきます。
有給休暇の付与日数

 

この付与日数は法律で定められたものですので、この付与日数を下回る規定をすることはできません。仮に規定しても無効となります。

所定出勤日の8割以上を計算する際に注意すべきこと

所定出勤日から除かれる日
1.会社側の事情により休業した日
2.正当なストライキなどで働かなかった日
3.生理休暇や慶弔休暇を取得した日
所定の出勤をしたものとして取り扱う日
1.労災によるケガや病気の療養のため休んだ日
2.産前産後休業の期間
3.育児・介護休業の期間
4.有給休暇を取得した日

有給休暇の付与日数(パートなど)

パートタイマーなどで、週の所定労働時間が30時間未満の従業員については、週または年間の所定労働日数によって、下図のとおり有給休暇が付与されます。(所定出勤日の8割以上出勤が必要)有給休暇の付与日数(パート)

※例えば、週の所定労働日数が3日の人が、2年6ヶ月勤務した場合は、6日の有給休暇が付与されることになります。

「パートタイマーやアルバイトには有給休暇はない。」と言い切る社長さんがいまだにいらっしゃいますが、週1日勤務の従業員でも有給休暇は発生します。

有給休暇の繰り越し

なお、未消化の有給休暇は翌年度まで繰り越すことができるので、7年6ヶ月以上の継続勤務している従業員であれば、最大で40日(原則の場合)の有給休暇取得の権利をもっていることになります。

具体例:2020年4月1日入社の社員が、一度も有給休暇を取得しなかった場合
有給休暇の繰り越し日数1.2020年10月1日:10日の有給休暇が発生
2.2021年10月1日:11日の有給休暇が発生(合計21日)
3.2022年10月1日:12日の有給休暇が発生(合計23日)
※2020年10月1日の10日は消滅
4.2023年10月1日:14日の有給休暇が発生(合計26日)
※2021年10月1日の11日は消滅

有給休暇の取得をさせる義務(2019年4月より)

有給休暇の付与日数が10日以上ある従業員に対しては、年間5日以上の有給休暇を取得させることが2019年4月から義務化されています。

会社の規模や従業員数による違いはなく、すべての会社(個人事業主含む)の義務となっており、正社員だけでなく、パートタイマーなど全従業員が対象となります。

これに違反した場合、違反対象となる従業員1人あたり30万円の罰金が課されることがあります。

有給休暇を取得させる義務については、こちらの記事を参考にしてください。
「有給休暇取得の義務化で罰則も!中小零細企業はどう対応するのか?」

有給休暇制度でルール化を検討すべき事項

ここまでは、法律で定められている有給休暇の概要をお伝えしてきました。

ここからは、法律に定めらたことを踏まえたうえで、有給休暇を社内でルール化していくために、検討しておくべき項目をご紹介していきます。

有給休暇を取得した際に支払う給与

有給休暇を取得した際に支払う給与は、法律で以下の3つのいずれかにするよう決められています。

1.通常の賃金
2.平均賃金
3.社会保険の標準報酬月額(労使協定が必要)
※平均賃金については、こちらの記事を参考にしください。
平均賃金はどのようなときに使うのかや、計算方法をご説明しています。

私の経験上では、「1.の通常の賃金」以外の支払い方をしている企業さんを見たことがありません

月給制の従業員さんであれば、給与の控除をしないだけなので、給与計算が簡単です。
日給制の場合であれば、1日分の給与を、時給制の場合であれば、所定の勤務時間数分の給与を支払えば良いことになります。

有給休暇の取得申請時期

法律上は、有給休暇の取得は事前に請求すれば良いことになっています。つまり始業開始時刻前ならOKということです。

しかし、それでは困るという経営者の方もいらっしゃるはずです。

そこで、就業規則に規定することで、有給休暇取得の申請は、1週間前までにするなどの一定の期限を設けることが可能です。

判例や労働局の資料などにも、不当に長い期間でなければ、一定の期間前までに申請することは問題ないとしています。

私が関与させていただいた企業さんの中では、1週間前までが比較的多い印象です。

有給休暇の取得が長期間に渡る場合:
おおむね有給休暇の取得期間が2週間以上となるような場合は、小さな会社ほど人のやりくりが難しいため、通常の有給休暇取得時よりも前の申請を従業員に求めることも検討すべきです。

有給休暇取得日の変更の規定

法律でも認められていはいるのですが、従業員が希望した有給休暇の取得日を変更してもらうことがあるということを就業規則に規定しておくべきです。

ただ、取得日を変更してもらうには、なんとなく忙しそうだからといった理由では不十分で、「事業の正常な運営を妨げる場合」に該当するかどうかがポイントになります。

判断は次の4つ等を総合的に考えて行います。
1.事業の規模・内容
2.担当業務の性質・内容
3.業務の繁閑
4.代替者の配置の難易度

一般的には人員不足を理由とする場合は、正当な理由と判断される可能性が低いと考えられます。

小さな会社では、従業員さんとの話し合いによって双方が納得できるように、取得日を変更してもらうしかないのではないかと思います。

有給休暇の半日単位や時間単位の取得

有給休暇は1日単位だけでなく、半日単位や時間単位での取得も可能です。

半日単位の取得

半日単位での取得は、就業規則に規定するだけで導入できます。

午前中だけ役所に行きたい、午後から子どもの行事に参加したいなどの従業員さんがいらっしゃるので、有給休暇が使いやすくなります。

半日単位の有給休暇取得を認める場合は、「半日」についての規定をしておいたほうが、運用がしやすいです。

具体例:
始業:9時00分 終業:18時 休憩:正午~13時00分の場合午前:9時00分~12時00分
午後:13時00分~18時00分
とする。

午前と午後で勤務時間数が異なりますが、どちらも半日(0.5日)としてカウントすることができます。

時間単位での取得

時間単位の取得は、就業規則への規定だけでなく、労使協定の締結が必要です。また、年間で5日が上限とされています。

時間単位の取得は、有給休暇の日数管理が複雑になることから、個人的にはオススメしません。会社の実情にあわせて導入を検討してみてください。

私が関与させていただいた企業さんでは、半日単位の取得は、ほとんどの企業さんが導入され、逆に時間単位の取得はほとんどの企業さんが導入されていません。

病欠や早退時の扱い

病欠や早退をした場合に、有給休暇の取得を認めるかどうかをルール化しておいたほうがよいです。

病欠の場合は、病欠で欠勤する日の始業開始時間までに連絡された際には法的に取得させる必要があります。

事前申請のルールを決めておいても、会社によほどの不利益が無い限りは拒否するのは難しいです。

これを踏まえて、病気の場合はやむ得ない理由として、事前申請のルールの例外として認めることも検討すべきです。

また、有給休暇の事後申請は法律上も認められていないので、会社の裁量で有給休暇の取得の可否を決めることができます。

早退については、有給休暇の取得を認めるか認めないのか、認める場合は事前申請のみなのか、事後申請も認めるのかを検討してください。

時季指定による取得(会社が有給休暇を取得させる)

先ほどもご紹介したように、10日以上付与される従業員を対象として、年5日の有給休暇を取得させることが会社の義務となっています。

自主的に5日以上の有給休暇を消化する従業員は問題ないのですが、有給休暇を消化しない従業員に対して、会社が取得日を指定して、有給休暇を消化させなければなりません。

ですので、会社による有給休暇取得日の指定(時季指定といいます)をルール化しておく必要があります。

計画的に有給休暇を取得させる(計画的付与)

こちらも取得日をあらかじめ決めて、有給休暇を取得させるものですが、時季指定が従業員個々の取得状況をみながら、取得を促進していくのとは違い、労使協定を締結して、当初から計画的に有給休暇を取得させていきます。

これを有給休暇の計画的付与といいます。

計画的付与には以下の3つのパターンがあります。
1.一斉付与方式
従業員全員が、同じ日に一斉に有給休暇を取得する
2.交替付与方式
従業員をグループ分けし、グループごとに有給休暇を取得する
3.個別付与方式
個人別に有給休暇を取得する

計画的付与によって、年5日以上の有給休暇を取得させることで、5日取得の義務をクリアすることができます。

有給休暇の付与日(基準日)を統一するか否か

有給休暇の付与日(基準日)は、入社日によって社員ごとに異なるので、従業員が増えるほど、管理が煩雑になります。

そこで、基準日を「毎年4月1日」とするなど、社内で統一してしまうことも可能です。

有給休暇に関してよくあるご相談

有給休暇は買い取ってしまってもいいの?

有給休暇の買い取りは禁止されています。

ただし、有給休暇の権利が消滅してしまう場合(繰り越しができなくなる、退職によって使えなくなる)は、買い取りが可能です。

この場合の買い取り金額は、法律の決まりはなく、任意の金額でかまいません。

変形労働時間制を導入していて、日によって労働時間の長さが違うのですが?

原則として、1日4時間勤務の日であれ、1日9時間勤務の日であれ、有給休暇を取得した場合は、1日とカウントします。

ただし、会社のルールとして、5時間以下の勤務時間の場合は半日(0.5日)としてカウントするなど、法律の定めより従業員が有利になる場合はOKです。

まとめ

有給休暇の付与日数や、取得の義務については、法律で定められていることなので、それを踏まえたうえで、会社と従業員双方が納得して、有給休暇を活用できるルールを定めていくことが必要です。

本記事でご紹介した内容を踏まえた、有給休暇の規定例については、こちらの記事でご紹介しています。

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